Planst Du noch oder setzt Du schon um?

Endlich keine Zeit mehr mit Planung verschwenden, die Du später wieder über Haufen wirfst.

In diesem Zusammenhang fällt mir ein schönes Zitat von Abraham Lincoln, dem 16. amerikanischen Präsidenten ein. Er wurde am 12.02.1809 geboren und sein Geburtstag hat mich auf die Ide gebracht, dazu einen Artikel zu schreiben. Er soll gesagt haben:“Gib mir 6 Stunden einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten 4 mit dem Schärfen der Axt verbringen.”
Heißt für mich nichts anderes, als lang geplant und nix geschafft. Wobei das Axtschärfen ja genau genommen ja schon echte Vorbereitungsarbeiten sind und nicht nur die Überlegung, “Ich weiß, dass ich zuerst die Axt schärfen muss und schätze mal ab, wie lange das dauern könnte, welche Werkzeuge ich bräuchte etc.” Aber ich denke, Ihr wisst, was ich meine. Ich finde, wir sollten weniger Zeit mit Planung und Vorbereitung vertun und lieber möglichst schnell mit unseren Projekten in die Umsetzung gehen.

Das hat mehrere Vorteile:

1. Die Motivaion ist am Anfang naturgemäß am größten. Je länger darüber geredet wird, desto mehr “zerredet” man auch eine gute Idee.2. Ich merke schneller, ob die Idee und/oder Umsetzung so funktioniert oder ob ich umsteuern oder gar abbrechen muss. Fail fast ist die Devise.3. Ich verschwende weniger Zeit, da die Langfrist-Pläne in aller Regel eh wieder überarbeitet oder ganz über den Haufen geschmissen werden müssen. Deshalb lieber nur den bzw. die nächsten kleinen Schritte planen.

Mir geht es zu meinem eigenen Leidwesen auch oft so, dass ich gefühlt ewig an der Planung eines Projekts “herumdoktere”. Dabei gibt es doch super Hilfsmittel, sein Vorhaben flexibel und einfach zu strukturieren. Ein sehr gutes Werkzeug dafür ist das Productbacklog, was wir aus Scrum kennen. Grundsätzlich kannst Du das aber auch ohne Scrum einsetzen und es wird Dir helfen, Dein Projekt nach und nach in kleine Einzelschritte aufzuteilen.Ich nutze es selbst nicht nur in großen Kundenprojekten, wo es sobald man mit Scrum arbeitet, einfach Standard ist, sondern auch für meine eigenen Projekte wie z.B. den Aufbau von Online-Reichweite. Zwei Teile davon sind dieser Blog und meine Xing-Gruppe für agiles Arbeiten in KMUs.

Das kleine Productbacklog ABC

Falls Du das System “Productbacklog“ noch nicht kennst, stelle ich es Dir hier anhand eines ganz einfachen Beispiels vor:
Mal angenommen, Du möchtest für ein Friseurgeschäft eine App entwickeln, mit der die Kunden ihre Termine vereinbaren und verwalten können, entwickeln.

Zuerst die Vision

Als erstes in meinem Productbacklog, formuliere ich möglichst kurz und bündig meine Produktvision, also die große Idee.Z.B. “Als Friseursalon möchte ich meinen Kunden die Möglichkeit bieten, schnell und einfach Termine zu vereinbaren und zu verwalten”

Zerlegen in Puzzlestücke

Als zweiten Schritt formuliere ich grobe Beschreibungen für die Grundfunktionen. Hier ist der Trick, dass man möglichst nicht die technische Sicht, sondern den Nutzen aus Kundensicht beschreibt.Also anstatt “Login-Formular mit Unterscheidung Neu-und Bestandskunde mit SSL Zertifizierung”würde ich z.B. schreiben “Einfaches, schnelles und sicheres Login, wenn ich Kunde bin” und Einfache, schnelle und sichere Erstregistrierung”.Am besten einfach auf verschiedenen Postits. Hier kommt es noch nicht auf die richtige Reihenfolge an, sondern Du schreibst erstmal auf, was Dir alles im High-Level-Bereich dazu einfällt, ähnlich einer Mindmap.Z.B. * Möglichkeit zur Terminvereinbarung* Möglichkeit zur Terminänderung oder Absage* Einfaches, schnelles und sicheres Login, wenn ich Kunde bin* Möglichkeit zur Friseurauswahl….* Einfache, schnelle und sichere Erstregistrierung

First things first…

Dann überlege ich, welche Funktion ich zuerst umsetzen kann und möchte und bringe das Ganze schon mal in eine Reihenfolge. Das ist aber nicht fix und kann jederzeit geändert werden, wenn Dir andere Sachen wichtiger erscheinen oder sich andere Abhängigkeiten ergeben.Für die Priorisierung spielen verschiedenste Überlegungen eine Rolle, die im Detail zu beschreiben, an dieser Stelle zu weit führen würde.Vielleicht kannst Du Dir diese Kriterien heranziehen:* Was muss technisch zuerst umgesetzt werden?* Welche Funktion(en) brauche ich mindestens, damit das Produkt in Minimalversion funktioniert?* Welche Funktionen bringen meinem Kunden den größten Nutzen?

Noch kleinere Puzzleteile

Nach der Priorisierung nimmt man sich das erste Thema genauer vor und zerlegt es in Einzelschritte.Angenommen, ich habe mir zuerst das Thema * Einfaches, schnelles und sicheres Login, wenn ich Kunde binvorgenommen. Dann ergeben sich daraus viele kleine Aufgaben, die ich jetzt beschreibe (noch nicht löse).z.B.* Anbindung an Kundendatenbank* Identifizierung Kunde* Auswahl Verschlüsselungsverfahren* Gestaltung der GUI* Fehlermeldung bei Mismatch usw.
Wenn ich diese Einzelschritte dann noch etwas genauer beschrieben habe, bin ich auch in der Lage abzuschätzen, was ich dafür alles tun muss.So entsteht ein recht genauer Zeitplan für den folgenden Schritt, die weiteren planst Du in der gleichen Art und Weise, wenn sie anstehen.

Üben, üben, üben

Damit wirst Du im Laufe des Projekts immer besser, weil Du aus Erfahrungen der ersten Schritte lernst, z.B.    * wie lange dauert etwas    * welche Einzelschritte sind nötig    * welche Abhängigkeiten gibt es    * auf welche Nebenbedingungen muss ich noch beachtenAußerdem kannst Du jederzeit neu priorisieren, wenn Dir eine Funktion wichtiger/wertvoller erscheint oder sie schlicht und einfach technisch notwendig ist.

Mehr zum Productbacklog und anderen agilen Techniken lernen

In meinem Online-Programm „Agil durchstarten in 8 Wochen:Dein Online-Programm speziell für kleine Unternehmen” erfährst Du noch viel mehr darüber wie Du für Dein Projekt ein Produktbacklog aufsetzt, wie Du Funktionen/Anforderungen in kleine, sinnvolle Teile zerlegst, wie Du priorisierst und den Wert einer Funktion bestimmen kannst. Trage Dich hier ein, um den Start nicht zu verpassen.

Natürlich freue ich mich wie immer darüber, wenn Du Deine Erfahrungen mit mir teilst. Nutzt Du ein Produktbacklog oder wie strukturierst Du Deine Projekte?

Herzliche Grüße aus Frankfurt

Silvia Scharbert